Getting Real in der Schule: Meetings are Toxic

Meetings Are Toxic

Don’t have meetings. […] Every minute you avoid spending in a meeting is a minute you can get real work done instead.

There’s nothing more toxic to productivity than a meeting. Here’s a few reasons why: […]

  • They usually convey an abysmally small amount of information per minute.
  • They often contain at least one moron that inevitably gets his turn to waste everyone’s time with nonsense.
  • They drift off-subject easier than a Chicago cab in heavy snow.
  • They frequently have agendas so vague nobody is really sure what they are about.
  • They require thorough preparation that people rarely do anyway.

For those times when you absolutely must have a meeting […], stick to these simple rules:

  • Set a 30 minute timer. When it rings, meeting’s over. Period.
  • Invite as few people as possible.
  • Never have a meeting without a clear agenda.

Konferenzen sind im Schulalltag so selbstverständlich, dass die Aufforderung „Don’t have meetings“ zunächst völlig unverständlich erscheinen mag. Da Konferenzen auch die entscheidungstragenden Gremien in der Schule sind, kann es natürlich nicht das Ziel sein, keine Konferenzen abzuhalten. Allerdings ist nicht jede Besprechung eine Konferenz im offiziellen Sinne. Und insofern ist auch nicht jede Besprechung notwendig. Wenn eine Besprechung stattfindet, kann sie — je nach Vorbereitung und Gestaltung — produktiv zu einem Ergebnis führen oder die Zeit aller Anwesenden verschwenden. Im Alltag ist die zweite Variante häufiger.

Alternative Kommunikationsformen

Der kommunikative Austausch unter Kollegen ist ein wichtiger Aspekt der Steuerung und Entwicklung einer Schule. Dieser Austausch kann unzählige Formen annehmen, von denen manche erfolgversprechender sind als andere. Ist die geplante Besprechung wirklich die einzig mögliche Form des Austausches? Kann man den Kollegen vielleicht zunächst die zu klärenden Punkte in schriftlicher Form zukommen lassen? Können alle Beteiligten per eMail informiert und um Rückmeldung gebeten werden? Gibt es andere Kommunikationsformen, zum Beispiel Basecamp, bei denen nicht alle gleichzeitig anwesend sein müssen?

Eine „Besprechung“ in schriftlicher oder elektronischer Form abzuhalten, hat den Vorteil, dass sie inhaltlich fundiert vorbereitet werden muss. Die Informationen und Diskussionsvorschläge müssen klar ausgearbeitet sein, damit man sie ohne Rückfragen nachvollziehen kann. Das mag zunächst wie ein Nachteil erscheinen. Schließlich hat jemand Arbeit damit. Allerdings müssen die meisten Diskussionspunkte ohnehin intensiv vorbereitet werden — das macht im Alltag nur kaum jemand, was ein Hauptgrund für die geringe Produktivität von Besprechungen ist. „[Meetings] require thorough preparation that people rarely do anyway.

Hergebracht …

Eine typische Fachsitzung könnte so aussehen: Der Fachsprecher stellt in fünfzehn Minuten die Tagesordnung der Fachkonferenz zusammen. Die Punkte bleiben vage, sie sollen während der Konferenz geklärt werden. Die Fachschaft trifft sich an Nachmittag und handelt die Tagesordnung in zwei Stunden ab. Der Fachsprecher schreibt in weiteren fünfzehn Minuten ein Protokoll. Insgesamt werden dabei zwölf Stunden und dreißig Minuten aufgewandt (sechs Kollegen verbringen je zwei Stunden, der Fachsprecher noch zwei Mal fünfzehn Minuten mehr). Hinzu kommt, dass alle Kollegen gleichzeitig beisammen sein müssen, was bei einigen die Verlegung anderer Termine erfordert oder die Unterrichtsvorbereitung beeinträchtigt, weil der Temin am Nachmittag liegt.

… neu gedacht.

Eine mögliche Alternative: Bei einer „asynchronen“ Besprechung (bei der also nicht alle gleichzeitig anwesend sind) per Basecamp, eMail oder Papier hat zunächst nur eine Person den Vorbereitungsaufwand. Angenommen der Fachsprecher braucht zwei Stunden, um die Diskussionsvorlagen zu erarbeiten. Er schickt sie dann per Mail an die Kollegen oder schreibt sie als Nachricht in das „Fachschafts-Basecamp“. Er bittet um Bearbeitung innerhalb einer Woche. Jeder der fünf Fachkollegen braucht eine halbe Stunde, um die Informationen zu lesen und sich dazu zu äußern. Das wird jeweils dann erledigt, wenn es am besten in den individuellen Zeitplan passt. Nach einer Woche hat die gesamte Fachschaft ihre Meinung kundgetan und der Fachsprecher fasst in weiteren dreißig Minuten das Ergebnis zusammen. Insgesamt werden fünf Stunden Zeit aufgewandt (fünf Kollegen verbringen jeweils dreißig Minuten, der Fachsprecher zwei Stunden und dreißig Minuten).

Um die Belastung einzelner Personen zu reduzieren, könnten Tagesordnungspunkte aufgeteilt werden, so dass verschiedene Kollegen einen Tagesordnungspunkt vorbereiten und einen schriftlichen Diskussionsvorschlag vorlegn. Man muss außerdem nicht warten, bis mehrere Punkte zusammen kommen. Man kann auch problemlos ein einzelnes Anliegen bearbeiten, so dass sich der organisatorische Aufwand weiter reduziert.

Durch die intensive Vorbereitung und die Diskussion in schriflticher Form werden bereits viele der genannten Kritikpunkte ausgeschaltet: die Besprechung kommt nicht mehr so leicht von Thema ab, die Informationsdichte ist deutlich höher und es ist kaum möglich, dass ein „Zeitdieb“ alle anderen aufhält. Auch die Tagesordnung besteht nicht mehr nur aus vagen Überschriften, sondern enthält bereits konkrete Informationen und Diskussionsvorschläge. Wie in anderen Bereichen auch, verlangt das schriftliche Formulieren von Gedanken deutlich mehr Klarheit als eine mündliche Diskussion, so dass der Weg zur Entscheidung geradliniger ist.

Natürlich ist manchmal der direkte Austausch in einer persönlichen Diskussion notwendig. Allerdings ist eine schriftliche Diskussionsgrundlage, die alle Beteiligten einige Tage vorher erhalten, auch hierfür sehr wertvoll. „Never have a meeting without a clear agenda.“ Es ist zwar nicht davon auszugehen, dass alle Teilnehmer das Papier auch tatsächlich vorher gelesen haben. Aber selbst wenn nur einige im Vorfeld gut informiert sind und sich ein paar Gedanken gemacht haben, wird das den Verlauf der Besprechung positiv beeinflussen.

„Set a 30 minute timer. When it rings, meeting’s over. Period.“ — Eine klare zeitliche Begrenzung (auch wenn dreißig Minuten nicht immer reichen werden), kann im Kombination mit einer konsequenten Moderation ebenfalls dazu beitragen, produktiv voranzukommen. Bei offenem Ende lässt man sich leichter dazu verführen, wenig relevante Seitenthemen anzuschneiden oder sich allzu lange mit Kleinigkeiten aufzuhalten.

„Invite as few people as possible.“ — Die Zahl der „Diskussionskanäle“ steigt beträchtlich, je mehr Leute anwesend sind. Bei zwei Anwesenden existiert ein Diskussionskanal (A ↔ B), bei drei Leuten gibt es drei Kanäle (A ↔ B, A ↔ C, B ↔ C), bei vier Teilnehmern ergeben sich bereits sechs:

     
A B, C, D
B C, D
C D

Das bedeutet, dass es immer schwieriger wird, die Diskussion fokussiert zu führen, je mehr Leute anwesend sind. Je größer ein Gremium, desto langwieriger, schwerfälliger und unproduktiver ist die Entscheidungsfindung. C. Northcote Parkinson (der Parkinson’s Law formuliert hat) geht soweit zu sagen: When any organizational entity expands beyond 21 members, the real power will be in some smaller body.

Fazit

Konferenzen und Besprechungen gehören untrennbar zum Schulalltag. Sie sind beinahe sprichwörtlich zeitraubend und oft unproduktiv — manche gar toxic. Glücklicherweise kann man verschiedene „Gegengifte“ ausprobieren, um mit der Zeit produktiver zu werden.

Dieser Artikel ist Teil einer Serie. Um ihn einzuordnen, lesen Sie am besten den einleitenden Beitrag: Getting Real in der Schule

 

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