Kernpunkte des Projektmanagements in der Schule

Im Rahmen der Schulentwicklung wird in der Schule oft in Projekten gearbeitet. Im Gegensatz zur Geschäftswelt ist allerdings das Verständnis des Konzepts „Projekt“ meist unscharf, Lehrer denken bei diesem Begriff eher an Unterrichtsprojekte. Projektmanagement wird daher außerhalb der Schulleitung oft nicht bewusst angewandt.

Eine klare Vorstellung von Projekten und von Ansätzen zum Projektmanagement kann allerdings die Erfolgschancen von Projekten deutlich erhöhen. Daher möchte ich in diesem Beitrag einige Kernpunkte des Projektmanagements darstellen. Ich habe in den letzten Jahren sowohl im Unterricht als auch in der Schulorganisation viel in Form von Projekten gearbeitet und habe mich daneben auch mit Projektmanagement beschäftigt. Ich bin allerdings kein ausgebildeter Projektmanagement-Experte, so dass meine Darstellung möglicherweise nicht den gängigen Systematisierungen entspricht. Mein Ansatz ist pragmatisch mit einem aus meiner Sicht zweckmäßigen Theorieanteil.

Im Folgenden geht es um Projekte außerhalb des Unterrichts. Einige Aspekte sind zwar ähnlich zu Unterrichtsprojekten, die Zielrichtung ist aber völlig anders. Während in Unterrichtsprojekten Schüler/innen arbeiten, um zu lernen und in der Regel am Ende bewertet werden, geht es außerhalb des Unterrichts in der Regel um die Zielerreichung ohne Bewertungsabsicht. Auch das Lernen steht nicht im Vordergrund. Wenn man daher nach vertiefendem Material oder Literatur sucht, sollte man diese beiden Varianten schulischer Projektarbeit klar unterscheiden.

Was ist ein Projekt?

project-time-300pxEs gibt viele, meist ähnlich lautende Definitionen des Projektbegriffs. Oft sind folgende Elemente enthalten. Ein Projekt ist

  • zeitlich (und ggf. finanziell) begrenzt,
  • durch seinen Inhalt und seine Struktur einmalig (also kein regelmäßiges Tagesgeschäft),
  • durch ein vorgegebenes Ziel geprägt,
  • in der Regel interdisziplinär in seinen Anforderungen und
  • meist eine Gruppenaufgabe.

In der Schule wäre also z.B. die Durchführung eines Schulfests ein Projekt oder die Umgestaltung des Schulhofs oder die Organisation einer Klassenfahrt oder die räumliche Umgestaltung eines Gebäudeteils.

Projektphasen

Um Projekte besser zu verstehen, teilt man sie in Phasen ein. Es gibt verschiedene Ansätze, die folgenden Darstellung erscheint mir gelungen.

Phasen eines typischen Projekts

Phasen eines typischen Projekts (Eigene Darstellung nach dem Entwurf im Video unten)

Wenn man kein bewusstes Projektmanagement betreibt, wird man wahrscheinlich der Phase „Durchführung“ und ggf. noch der „Planung“ die größte Bedeutung einräumen. Und natürlich ist die Durchführung, das Tun der eigentlichen Arbeit zentral für das Erreichen des Ziels. Diese Phase wird wahrscheinlich auch die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Allerdings entscheiden sich Erfolg oder Misserfolg eines Projekts oft nicht bei der Durchführung, sondern in anderen Phasen: z.B. in der Initiierung, der Planung oder auch in der Abschlussphase. Das liegt daran, dass Hindernisse und Konflikte oft durch Mängel in diesen anderen Phasen entstehen.

Initiierung

Man könnte annehmen, dass man zu Beginn des Projekts einfach mit der Planung oder der Arbeit beginnt. Was sollte dem in der Phase der „Initiierung“ vorgeschaltet sein? Unter anderem zwei wichtige Aspekte: Man muss gemeinsam bestimmen,

  1. was die Ziele des Projekts sind und
  2. welche Personen ein (wie auch immer geartetes) Interesse am Projektergebnis haben (diese nennt man „Stakeholder“).

midkiffaries-Ruffled-Map-300pxZiele

Die Projektziele scheinen meist offensichtlich zu sein, sind es bei näherer Betrachtung aber oft nicht. Wenn man sich z.B. einigt, dass die Aula freundlicher gestaltet werden soll, werden die Vorstellungen davon, was das genau bedeutet, weit auseinanderliegen. Der erste Schritt ist also, mit allen Beteiligten ins Gespräch zu kommen, um herauszuarbeiten, welche Maßnahmen zu einer „freundlicheren“ Aula beitragen würden. Die Ziele sollten dabei möglichst spezifisch, messbar, von allen akzeptiert, realistisch und terminierbar sein (SMART).

Anstatt also zu formulieren: „In der Aula sollen Sitzmöbel für die Schüler aufgestellt werden“ wäre eine SMART-Zielsetzung „In der Aula sollen bis Ende April zwei Sitzgruppen (eine in der Nord-Ost-Ecke, eine an der Südwand) aufgestellt werden“ (die Aspekte „akzeptiert“ und „realistisch“ müssen kommunikativ geklärt werden).

ryanlerch-thinkingboy-outline-300pxStakeholder

Außerdem sollte allen Projektbeteiligten bewusst sein, welche Personen Interesse am Ergebnis des Projekts haben bzw. von den Ergebnissen betroffen sind, wer also „Stakeholder“ sind. Wenn man einige Stakeholder und ihre Interessen übersieht, kann das im späteren Verlauf zu ernsten Hürden führen, wenn Stakeholder z.B. versuchen, den Projektverlauf zu beeinflussen.

Ein plakatives Beispiel wäre, dass man den Hof der Schule neu gestalten möchte und darüber mit Schüler/innen und Lehrer/innen berät. Der Hausmeister ist aber ebenfalls ein Stakeholder, weil er den Hof sauber halten muss. Nun plant man eine Sitzgruppe in der Mitte des Hofs, die den Hausmeister beim Kehren stark behindern wird. Wenn man ihn nicht von vornherein an der Planung beteiligt und seine Bedenken berücksichtigt, wird er womöglich insgeheim versuchen, das Projekt zu verhindern. Da man ihn aber gar nicht „auf dem Schirm“ hat, werden die Projektbeteiligten womöglich lange nicht verstehen, woher die Verzögerungen kommen und warum die Schulleitung nicht schon längst die Sitzmöbel bestellt hat.

Planung

project-schedule-300pxNach der Initiierung sollte man dem wilden Drang widerstehen, nun einfach mit der Arbeit anfangen zu wollen. Ohne gemeinsame Planung ist nämlich wiederum nicht allen Beteiligten klar, welche Schritte in welcher Reihenfolge angegangen werden sollen.

Die Planung soll sicher stellen, dass die Abfolge der Aufgaben logisch schlüssig ist. Außerdem macht man sich durch die Planung manche nötigen Schritte überhaupt erst bewusst. Da Aufgaben in der Regel Tätigkeiten sind, formuliert man sie am besten als kurze Aussagen mit einem Verb im Präsens oder Infinitiv, z.B. „Kostenvoranschlag einholen“, „Design besprechen“.

Natürlich kann man ein Projekt in der Regel nicht von Anfang bis Ende detailliert durchplanen. Ein sinnvoller Ansatz wäre, die nächstliegenden Schritte detaillierter und die weiter entfernen grob zu planen. Man kann das mit der Vorbereitung einer längeren Autofahrt vergleichen (wenn man sich dabei nicht vollkommen auf ein Navi verlässt): Vor der Abfahrt wird man sich grob zurechtlegen, welche Autobahnen man nehmen möchte, wo ein größerer Wechsel von einer Autobahn auf die andere stattfinden soll. Man wird aber zu diesem Zeitpunkt nicht schon jede Abzweigung auf der Strecke genau planen. Wenn man einer Abzweigung dann näher kommt, beachtet man jedoch auch die Details.

Mile-StoneIm Projekt nennt man die großen Abschnitte Meilensteine. Sie dienen dazu, Zwischenziele zu definieren und vor allem auch zeitliche Rahmenbedingungen zu schaffen. Man plant vor, wann man wie weit sein möchte, um das zum gegebenen Zeitpunkt überprüfen zu können. Tut man das nicht, kann man z.B. nicht erkennen, wenn man zeitlich im Verzug ist, denn man hat ja keine Referenz. Wie im folgenden Video dargelegt, formuliert man Meilensteine sinnvollerweise im Perfekt, weil man bestimmte Dinge abgeschlossen haben wird, wenn man den Meilenstein erreicht, z.B. „Sitzmöbel im Hof aufgestellt“ oder „Bewertungskriterien für mündliche Noten eingeführt“.

Durchführung

Roadsign-man-w-umbrella-300pxDas ist die Phase der Projekts, in der man die eigentliche Arbeit tut. Insofern ist sie natürlich zentral dafür, die Ziele zu erreichen. Sie ist eng mit der Planung verzahnt, was in der Abbildungen der Projektphasen oben angedeutet ist: Während man die geplanten Punkte erledigt, plant man die nächsten Schritte. Auch zum Controlling (s.u.) gibt es wichtige Verknüpfungen, denn während man am Projekt arbeitet, sollte regelmäßig geprüft werden, ob das Projekt zeitlich und inhaltlich noch den Vorgaben und Zielen entspricht.

Ein zentraler Aspekt der Durchführung ist, dass es für jede Aufgabe mindestens eine Person geben muss, die dafür zuständig ist. Nur dann kann man verlässlich davon ausgehen, dass die Aufgabe auch bearbeitet wird. Wenn man sich nur einigt, dass „jemand“ das zu gegebener Zeit erledigen soll, wird die Aufgabe mit großer Wahrscheinlichkeit unter den Tisch fallen, denn alle haben immer genug andere Dinge zu tun und nur wenn man sich zuständig weiß, plant man die Aufgaben verlässlich ein.

Um den Projektfortschritt transparent zu machen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Einerseits können Zuständigkeiten, Aufgaben und ihre Erledigung an einem zentralen Ort (zum Beispiel in einem Online-Tool) notiert und dokumentiert werden. Allerdings hängt die tatsächlich Nutzung dieses Werkzeugs stark davon ab, ob es in den täglichen Arbeitsablauf der Projektmitglieder passt. Wenn das nicht der Fall ist, werden sie es auch nicht nutzen. Evtl. kann man ein neues Werkzeug einführen, wenn dessen Mehrwert für den Großteil der Gruppe klar erkennbar ist. Dann besteht die Chance, dass das Werkzeug aufgegriffen wird. Ist kein klarer Mehrwert erkennbar, wird das Werkzeug ungenutzt bleiben. Unter Umständen braucht man allerdings in eher technik-aversen Lehrerkollegien auch einen langen Atem, bis die Nützlichkeit eines Tools von einer kritischen Menge Kolleg/innen erkannt wird.

Eine weitere Möglichkeit sind Kurztreffen von wenigen Minuten, die man auch im Stehen abhalten kann (das unterstreicht die Kürze und verhindert, dass einzelne Projektmitglieder sich zu lang fassen). Dabei gibt jede/r Teilnehmer/in ein knappes Update des aktuellen Standes.

Abschluss

kuba-icon-ok-300pxWie beim Anfangen scheint der Abschluss auf den ersten Blick offensichtlich zu sein, in der Realität komplexer Projekte ist er das aber keineswegs. Da ein Projekt viele Teilaufgaben, einige Meilensteine und Ziele hat, muss man Klarheit darüber bekommen, ob diese erreicht wurden. Für diese Einschätzung ist es zentral, dass man Ziele nach den oben genannten SMART-Kriterien formuliert hat (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminierbar). Nur dann kann man für ein Ziel klar benennen, ob es erreicht wurde und man hat einen Zeitpunkt, zu dem das geprüft werden kann. Hat man z.B. keinen Termin gesetzt, besteht die Gefahr, dass das Projekt an einem Hindernis „hängen bleibt“ und – weil niemand das Gefühl hat, einen Termin verpasst zu haben – einfach im Strom der anderen Arbeit untergeht und damit leise in Vergessenheit gerät.

Eine Möglichkeit für einen geordneten Abschluss ist ein Treffen, das stattfindet, wenn ein Großteil der Ziele erreicht wurden. Bei diesem reflektiert man gemeinsam, was bereits erreicht wurde und welche Aufgaben noch ausstehen. Man setzt sich eine Frist, bis wann diese erledigt sein sollen. Es kann hier auch Ziele geben, die nicht erreicht werden, z.B. weil die Rahmenbedingungen dafür nicht mehr gegeben sind. Dann erklärt man das offen, so dass diese Ziele ebenfalls abgehakt werden können.

Wenn die ausstehenden Aufgaben dann wirklich erledigt sind, sollte man das Projekt offiziell gegenüber den verantwortlichen Leitungspersonen oder Gremien als abgeschlossen erklären und die Ergebnisse „übergeben“. Das trägt sehr zur Zufriedenheit aller Beteiligten bei, weil man damit einen „Haken“ an das Projekt machen kann und es nicht mehr als offener Punkt die eigene Aufmerksamkeit belastet.

Controlling

accessories-text-editor-300pxDas Überprüfen des Projektfortschritts begleitet die ganze Planungs-, Durchführungs- und Abschlussphase (siehe Abbildung oben). Die Person, die das übernimmt, heißt normalerweise „Projektmanager/in“, in der Schule wird diese Bezeichnung aber wohl eher selten benutzt werden. Dennoch ist es wichtig, dass in jedem Projekt eine Person existiert, die für den Fortgang und dessen Überprüfung verantwortlich ist und als Ansprechpartner/in für alle Beteiligten fungiert.

Diese/r Projektansprechpartner/in beruft z.B. Treffen ein, moderiert diese, sorgt dafür, dass die Ergebnisse dokumentiert und kommuniziert werden und hat die Ziele und Meilensteine im Blick, um gegebenenfalls auf deren Einhaltung hinzuwirken. All diese Tätigkeiten müssen in angemessener Form kommuniziert werden.

Kommunikation

speakKommunikation ist einer der zentralen Aspekte jedes Projekts. Durch Kommunikation entsteht Transparenz und diese ermöglicht es allen Beteiligten, den Projektverlauf einzuschätzen und sich angemessen einzubringen. Durch transparente Kommunikation können aber auch Konflikte an die Oberfläche kommen, die zuvor unsichtbar waren. Das scheint zunächst lästig zu sein, ist aber wichtig: Ein schwelender, unsichtbarer Konflikt (z.B. ein persönlicher Streit zwischen zwei Projektbeteiligten oder die Ablehnung eines Projektziels durch einzelne Stakeholder), wird das Projekt immer gefährden oder zumindest behindern. Wenn das durch transparente Kommunikation sichtbar wird, sind die Chancen einer Lösung deutlich höher als wenn die Widerstände im Stillen wirken.

Es ist schwierig, allgemein gültige Regeln für die Kommunikation zu formulieren, weil dieser Punkt stark von den Gewohnheiten, Vorlieben und Traditionen der beteiligten Institutionen und Personen abhängt. Man könnte sagen, dass die Kommunikationsmethoden und -werkzeuge so gewählt werden sollten, dass sie für den Kreis der Projektbeteiligten funktionieren. Diese Auswahl angemessen zu treffen, ist eine der Herausforderungen des Projektmanagements.

Fazit

Die dargestellten Konzepte sollen einen Überblick geben, wie schulisches Projektmanagement ablaufen kann. Je nach Umfang eines Projekts, wird man entscheiden müssen, wie stark formalisiert man den Ablauf gestaltet. Nicht immer wird es nötig sein, alle genannten Schritte explizit durchzuführen. Jedoch wird es immer nützlich sein, diese Schritte zu kennen, um bewusst zu entscheiden, ob man sie formal durchführt oder nicht.

Natürlich beschreibt dieser Artikel nur einige wenige Eckpunkte. Vieles habe ich extrem verdichtet und vieles auch weggelassen. Ein erheblicher Teil der genannten Konzepte und Ideen stammt aus dem Buch Principles of Project Management von Meri Williams. Das Buch richtet sich hauptsächlich an Projektmanager im Bereich Software/Design, ich habe daher die Inhalte versucht, für die Schule anzupassen.

Bei der Lektüre des Buchs habe eine strukturiertes Exzerpt in Form von Mindmaps erstellt (mit der iPad-App MarginNote), die vielleicht dem ein oder anderen nützlich sein kann: Zusammenfassung: Principles of Project Management (PDF, 11,5 MB).

2 Gedanken zu „Kernpunkte des Projektmanagements in der Schule

  1. habe beim erneuten Lesen für die Weiterarbeit am AK Fördern und Fordern wieder Wesentliches erinnert und neu bedacht – merci!

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