[Mac + Schule] Leap – Dateien wirklich finden

Wenn man wie ich versucht, den Papieranteil des Unterrichtsmaterials möglichst gering zu halten, ist es enorm wichtig, Dateien verlässlich wiederzufinden. Traditionell legt man eine ausgeklügelte Struktur von Ordnern an, um so für jede Datei eine „Schublade“ zu haben.

Ordner haben eine strenge Struktur, sie sind vertikal organisiert. Das hat den Vorteil, dass man eindeutige Orte für die Dateien hat. Allerdings hat es auch den Nachteil, dass man für jede Datei einen eindeutigen Ort wählen muss. Gerade bei Unterrichtsmaterial möchte man eine Datei aber oft in unterschiedlichen Kontexten finden.

Das Thema „Gletscher“ wird beispielsweise in Klasse sechs und in Klasse elf sowie im vierstündigen Kurs der Kursstufe behandelt. Wenn ich nun ein Arbeitsblatt über Gletscher speichern möchte, sollte es möglichst in allen drei „Suchkontexten“ auftauchen. Mit Ordnern habe ich nur zwei Möglichkeiten, die beide nicht ideal sind:

  1. Ich lege drei Kopien der Datei an (ganz schlecht, denn bei einer Änderung an dem Arbeitsblatt muss ich daran denken, die anderen beiden Exemplare ebenfalls zu ändern.)
  2. Ich lege die Datei in einen der Ordner und speichere in die anderen beiden Ordner Verweise auf die Datei. (Bessere Lösung, aber ich muss trotzdem die beiden Verweise manuell anlegen).

Eine dritte und elegantere Möglichkeit sind „Tags“, d.h. Schlagworte, die ich einer Datei zuweisen kann. Über die sinnvolle Vergabe von Tags habe ich mir an anderer Stelle schon Gedanken gemacht. Die wichtigsten Unterschiede zwischen Tags und Ordnern sind, dass Tags keinerlei Struktur haben und dass ich einer Datei so viele Tags geben kann, wie ich möchte.

Ich könnte dem Gletscherarbeitsblatt also folgende Tags geben: erdkunde, 06, 11, 12-13, glaziale-prozesse, arbeitsblatt, erosion

Wenn ich nun ein Programm habe, das sowohl die Vergabe von Tags leicht macht (z.B. indem es bereits vergebene Tags beim Tippen vorschlägt) und es mir außerdem ermöglicht, nach verschiedenen Tags (und weiteren Kriterien) zu suchen, könnte ich mein Dateisystem recht elegant verwalten.

Leap ist ein solches Programm.

Suchen mit Leap

Ein großer Vorteil von Leap ist, dass ich mich schrittweise an eine Datei herantasten kann. Ich kann z.B. nach folgendem Muster suchen:

Zeige mir alle Word-Dateien in meinem Ordner „01 Job“, die das Schlagwort (Tag) „klassenarbeiten“ und das Schlagwort „09“ (für Stufe 9) tragen und die außerdem das Wort „participle“ im Dateinamen haben.

Jedes Element dieser Suche kann auch fehlen, z.B. muss ich keine Schlagworte angeben, sondern könnte auch nur nach Word-Dokumenten in einem bestimmten Ordner suchen. Leap ist in dieser Hinsicht extrem flexibel, dadurch wird es erst nützlich.

Denn natürlich hat man zunächst noch keine Schlagworte vergeben, so dass man die Dateien auf andere Art finden muss. Daher bietet Leap neben der genannten Suche noch zwei weitere Modi an:

  • Files and Folders: hier funktioniert Leap wie der Finder und zeigt Dateien und Ordner in ihrer hierarchischen Struktur an.
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  • Go Deep: hierbei zeigt Leap alle Dateien unterhalb der gewählten Ordnerebene an und ignoriert dabei, in welchen Ordnern sie sich befinden.
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Beide Modi sind über das orangene Menü in der Suchleiste erreichbar:

Sortierung

Zusätzlich zu den genannten Mechanismen kann ich in Leap entscheiden, nach welchem Kriterium die Dateien sortiert werden sollen, z.B. absteigend nach Änderungsdatum oder aufsteigend nach Dateiname.

Verschlagworten

Es wäre natürlich ein enormer Aufwand, zunächst alle Dateien auf der Festplatte zu verschlagworten. Da Leap sehr flexibel suchen kann, ist das gar nicht nötig. Ich habe aber gute Erfahrungen damit gemacht, Dateien dann zu verschlagworten, wenn ich sie „in die Hand bekomme“. Wenn ich z.B. eine Unterrichtseinheit plane, nehme ich mir fünfzehn Minuten Zeit, den entsprechenden Ordner durchzuschauen und den Dateien passende Tags zu geben. So arbeitet man sich schrittweise durch den vorhandenen Bestand und die „Findleistung“ wird mit der Zeit immer besser.

Fazit

Leap ist meines Erachtens ein hervorragendes Programm zum Verwalten und vor allem Wiederfinden von Dateien. Wenn man einige weitere Einblicke in die Funktion nehmen möchte, sollte man sich die Video-Tutorials unter Punkt 2 der Support-Seite anschauen.

Leider ist Leap nicht billig: knapp 50,00 EUR muss man dafür hinlegen. Leap kostet aktuell knapp $30. Meines Erachtens ist es das Geld aber wert — seit ich Leap benutze, ist der zeitliche Aufwand für das Wiederfinden von Dateien deutlich geringer geworden. Früher kam es — trotz guter Ordnerstruktur — hin und wieder vor, dass ich eine Datei partout nicht mehr finden konnte. Mit Leap ist mir das bisher noch nie passiert.

Es gibt verschiedene Alternativen, die teilweise kostenlos, teilweise billiger sind, aber meines Erachtens nicht an die Funktionalität von Leap heranreichen:

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