Ganze Ordner mit Dropbox freigeben

Je mehr ich in der Schule auch im Unterricht digital arbeite, desto häufiger kommt es vor, dass ich Schülern oder Kollegen Material digital zukommen lassen möchte. Oft ist das nicht nur eine Datei, die man per Mail oder per Dropbox freigeben kann, sondern eine ganze Sammlung von Dateien.

Außerdem kommt es oft vor, dass im Laufe der Zeit im selben Kontext weitere Dateien dazu kommen sollen. Das einzelne Freigeben von Dateien macht also wenig Sinn, weil es aufwendig ist und es nötig machen würde, einen Wust von URLs zu verschicken, die vom Empfänger auch gespeichert werden müssten.

Gesuchte Lösung

Eine ideale Lösung wäre aus meiner Sicht Folgende:

• Ich kann einem kompletten Ordner eine URL zuweisen, der diesen online verfügbar macht.
• Die URL ist nicht öffentlich, damit wirklich nur meine Empfänger Zugriff darauf haben.
• Der Zugriff erfordert keinen Account bei dem von mir verwendeten Anbieter.
• Die Empfänger speichern diese eine URL und ich kann diesen Ordner benutzen, wann immer ich der entsprechenden Zielgruppe digitale Unterlagen zukommen lassen möchte.

Bisherige Teillösungen

• Mit Google Docs ist das beschriebene Problem teilweise zu lösen. Dort kann man einzelne Dateien nicht-öffentlich freigeben und ganze Ordner öffentlich machen. Das funktioniert aber meiner Erfahrung nach nicht verlässlich: Immer wieder haben mir Schüler berichtet, trotz „öffentlicher“ Freigabe zum Login bei Google aufgefordert zu werden. Das sind immer nur ein paar wenige – bei den anderen klappt es – aber es reicht, dass dieser Ansatz im Alltag mehr Aufwand erzeugt als sinnvoll ist.
• Mit meiner iDisk kann ich ebenfalls einzelne Dateien freigeben oder ganze Ordner öffentlich machen. Die URL zeigt dann aber nur auf die oberste Ebene des öffentlichen iDisk-Ordners.

Gefundene Lösung

Vor einigen Wochen habe ich Dank eines Tipps von René Scheppler genau die gesuchte Lösung gefunden. Ich habe festgestellt, dass ich mit Dropbox jeden beliebigen (Dropbox-) Ordner auf die beschriebene Art freigeben kann und nicht nur – wie ich bisher angenommen hatte – einzelne Dateien im Public-Ordner.

Der „Trick“ besteht darin, dass es bei Dropbox eine (ziemlich versteckte) Möglichkeit gibt, das Teilen aller Dropbox-Ordner einzuschalten. Die Beschreibung des Vorgehens sowie einen entsprechenden Link steht in diesem Eintrag in der Dropbox-Hilfe. Wer jetzt gerade bei Dropbox angemeldet ist, kann auch direkt auf diese URL klicken: https://www.dropbox.com/enable_shmodel.

Damit bekommt man für jeden Dropbox-Ordner eine zusätzliche Option in dessen Kontextmenü: Get shareable Link. Diesen Link kann man weitergeben. Ruft ein Empfänger diese URL auf, sieht er eine übersichtliche, nach Dateiarten sortierte Darstellung der im Ordner vorhandenen Dateien. Der Link ist für den Ordner eindeutig und schwer zu erraten, so dass man nicht-sensible Daten meines Erachtens problemlos damit freigeben kann. Allerdings ist es denkbar, dass die Empfänger den Link weitergeben, so dass man den Zugriff auf den Ordner nicht mehr einem Personenkreis zuordnen kann.

Exkurs: Dateien außerhalb des Dropbox-Ordners mit Dropbox synchronisieren

Mit einem weiteren Trick ist es möglich, auch Ordner außerhalb des Dropbox-Ordners in Dropbox einzubinden. Siehe den Beitrag Sync other folders in den Dropbox Tips and Tricks.

Dank an den Tippgeber

Das beschriebene Vorgehen habe ich vollständig von René Scheppler gelernt – danke nochmals dafür.