Alltagshelfer: Highrise

Highrise ist ein web-basiertes Programm zur Dokumentation und Verwaltung von Kontakten. Dabei geht es nicht um die eigentlichen Kontaktdaten wie Telefonnummern, eMail-Adressen etc. sondern um die Inhalte der Kommunikation. Mit Highrise kann man einfach und schnell festhalten, was man mit wem persönlich, telefonisch oder per eMail besprochen hat und welche Aufgaben sich daraus ergeben. Für die Schule ist Highrise interessant, weil man damit ein zentrales „Archiv“ bekommt, an dem man alles festhalten und verwalten kann, was man mit Schülern, Eltern oder Kollegen besprochen und abgemacht hat. In der Grundversion ist Highrise kostenlos. Die Benutzeroberfläche ist auf Englisch.

Funktionen

Die grundlegende Informationseinheit in Highrise ist eine Person. Wenn man beginnt, mit Highrise zu arbeiten, kann man entweder bestehende Kontakte aus anderen Programmen importieren, oder neue Personen schnell hinzufügen. Alle Daten werden im vCard Format verwaltet, so dass man die Kontaktdetails schnell zwischen verschiedenen Programmen austauschen kann. Für jede Person kann man die üblichen Kontaktdaten sowie freie Angaben speichern (z.B. Vorlieben, Besonderheiten). Mit solchen Notizen kann man sich vor einem Gespräch sehr schnell einen Überblick verschaffen, selbst wenn man täglich mit vielen verschiedenen Personen zu tun hat.

Die Benutzerobefläche von Highrise bietet verschiedene Zugangsmöglichkeiten zu den gespeicherten Daten:

Highrise Screenshot

  • Das Dashboard listet umgekehrt chronologisch alle aktuellen Notizen und eMails unabhängig von einzelnen Personen auf.
  • Im Tab Contacts kann man einzelne Personen und die mit ihnen gespeicherten Konversationsverläufe aufrufen.
  • Tasks listet sämtliche Aufgaben auf, sortiert nach Fälligkeitsdatum.
  • Über den Tab Cases kann man die nach Projekt zusammen gefassten Cases aufrufen.
  • Schließlich kann man unter Tags die Kontakte nach den vergebenen Schlagworten filtern.
  • Zusätzlich gibt es ein Suchfeld, das auf jeder Seite sichtbar ist und in dem man nur einige Buchstaben tippen muss, um den Namen einer Person als Ergebnis zu erhalten.

Highrise Screenshot

Wie kommen die Daten rein?

Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten, Kommunikationsinhalte festzuhalten:

  1. Man schreibt manuell eine Notiz zu einer Person oder
  2. man fügt die Inhalte per eMail hinzu.

Die manuelle Methode ist denkbar einfach: man ruft eine Person auf, tippt einen Text in das entsprechende Textfeld und speichert. Alle Notizen einer Person werden umgekehrt chronologisch angezeigt.

Die eMail-Methode ist besonders praktisch, um wichtige eMail-Konversationen in Kontext festzuhalten.

Wie speichere ich den Inhalt einer Mail in Highrise? Highrise hat eine so genannte „eMail-Dropbox“. Das ist die eindeutige eMail-Adresse meines Highrise-Benutzerkontos. Wenn ich eine Mail an „Gustav Gans“ schicke, sende ich gleichzeitig eine Blindkopie (BCC) an diese Dropbox-Adresse. Wenn Gustav bereits in meinem Highrise Account gespeichert ist, wird ihm die Mail automatisch zugeordnet. Ist es meine erste Mail an Gustav Gans, legt Highrise ihn automatisch als neue Person an. Erhalte ich eine Mail von Gustav, leite ich sie einfach an die Dropbox-Adresse weiter. Highrise erkennt Gustav Gans als ursprünglichen Absender und ordnet ihm die weiter geleitete Mail zu.

Highrise Screenshot

Um Personen besser verwalten zu können, kann man ihnen Schlagworte (Tags) geben, nach denen man das Adressbuch filtern kann. Für die Schule könnte man zum Beispiel Tags vergeben wie „Schüler“, „Kollegen“, „Eltern“, „SMV“, „Fachschaft Englisch“ etc.

Hat man ein Projekt, an dem mehrere Personen beteiligt sind, kann man einen so genannten Case anlegen, dem sich Konversationen zusätzlich zur persönlichen Sortierung zuordnen lassen.

Aufgaben

Zusätzlich zur Dokumentation von Gesprächsinhalten bietet Highrise die Möglichkeit, Aufgaben festzulegen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt fällig werden. Das ist sehr praktisch, um vor allem längerfristige Absprachen festzuhalten und sie nicht zu vergessen. Denn ich kann eine Aufgabe z.B. heute notieren und als Fälligkeitszeitpunkt „Later this week“ festlegen. Aber auch längerfristige Daten sind möglich. Jeweils kurz vor Ablauf erhalte ich eine eMail-Erinnerung. Auf diese Weise kann ich zum Beispiel ein Beratungsgespräch mit einem Schüler protokollieren, das Ergebnis und die Absprache festhalten und mich in drei Monaten daran erinnern lassen, noch mal nachzufragen, wie sich die Situation entwickelt hat.

Highrise Screenshot

Anwendungen

Highrise ist web-basiert: man kann von jedem Rechner mit Internetzugang passwortgeschützt darauf zugreifen. Damit sind
zum Beispiel Gesprächsnotizen, die ich zu Hause am Telefon erstellt habe auch in der Schule verfügbar und umgekehrt. Ich kann auch vor einem Telefonat mit Eltern, das ich in der Schule führe, Highrise im Browser aufrufen und habe auf einen Klick die Telefonnummer sowie alle bisherigen Gespräche parat.

Highrise bietet in der kostenlosen Grundversion 250 Kontakte und einen Case. Während die Kontakte im Kontext der Schule ausreichen, wären mehr Cases nützlich, da man öfter mehrere Personen in einem „Projekt“ hat. Möchte man die Software ausgiebiger nutzen, ist man ab $12,00 pro Monat dabei. Dafür bekommt man 500 Kontakte, drei Cases und außerdem Speicherplatz zum Hochladen von Dokumenten.

Fazit

Wer den Papierwust eindämmen möchte und kein Problem mit dem führen eines digitalen „Archivs“ hat, bekommt mit Highrise eine sehr elegante und einfach zu bedienende Lösung, die alle wichtigen Informationen bereit hält. Highrise ist ein Programm von 37signals und entsprechend elegant designt. Es gibt praktisch keine Lernkurve — man kann vom ersten Moment an intuitiv loslegen. Mit der kostenlosen Grundversion kann man das Programm ohne Aufwand ausprobieren.

 

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