Alltagshelfer: Evernote

Evernote ist ein Web-Service, mit dem man allerlei Informationen speichern, verwalten und bei Bedarf leicht wieder finden kann. Dabei hebt sich Evernote von ähnlichen Diensten durch zwei Funkionen ab:

  1. Evernote bietet sehr viele verschiedene Möglichkeiten, Daten einzugeben und wieder abzurufen: per Internet, per E-Mail, mit einem Windows- oder Mac-Programm auf dem eigenen Rechner, per Handy oder iPhone/iPod Touch (hierbei sind z.B. auch Voice Notes mit dem eingebauten Mikrofon möglich).
    Alle Daten werden dabei umgehend synchronisiert (sobald eine Internetverbindung besteht), so dass man überall auf alle Daten zugreifen kann.
  2. Im Hintergrund läuft bei Evernote eine Software, die Schrift (auch Handschrift) in Fotos und eingescannten Dokumenten erkennt. Dadurch werden diese Inhalte durchsuchbar.

Evernote ist in der Grundversion kostenlos und bietet 40 MB Transfervolumen pro Monat, man hat dann lediglich in einer Ecke des Bildschirms eine kleine Werbeanzeige. Wer mehr Speicherplatz benötigt, kann für $5 pro Monat oder $45 pro Jahr auf „Premium“ umsteigen und erhält dann ohne Werbung 500 MB Transfervolumen sowie eine verschlüsselte Datenverbindung.

Im Folgenden wird erklärt, wie man sich bei Evernote registriert und wie man mit Hilfe des Web-Service Daten sammelt.

Die Installation der einzelnen Desktop- oder der Mobil-Programme wird nicht erklärt. Wer Evernote intensiv nutzen möchte, sollte sich diese Möglichkeiten dennoch anschauen – für die Grundnutzung reicht aber der Webservice erstmal aus.

Registrierung

Um einen Evernote-Account anzulegen wählt man auf der Evernote-Startseite rechts oben Register.

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Auf der nächsten Seite trägt man die erforderlichen Angaben ein, akzeptiert per Ankreuzen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und füllt die Sicherheitsabfrage aus (die angegebenen Buchstaben in das Feld unten eintragen).

Nun klickt man Register.

Man bekommt nun eine E-Mail geschickt. Diese enthält einen Link, den man zur Bestätigung anklickt.

Alternativ kann man den angegebenen Sicherheitscode auch von Hand auf der Registrierungsseite eingeben.

Reigstration E-Mail

Außerdem enthält die E-Mail noch eine E-Mail-Adresse (im Beispiel „gustavgans.xxx@m.evernote.com“), mit der man Daten an seinem Evernote-Account schicken kann. Man sendet einfach eine Mail an diese Adresse, um z.B. einen Text als Evernote-Notiz zu hinterlegen.

Erstes Login und Werkzeuge

Nach dem Bestätigen des Accounts landet man auf der folgenden Seite:

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Hier sollte man zunächst die Liste links beachten (1), welche die verschiedenen „Werkzeuge“ zur Arbeit mit Evernote zeigt.

Web-Clipper

Zunächst sollte man den „Web-Clipper“ installieren (3). Das ist ein so genanntes Bookmarklet, d.h. ein Lesezeichen, dass keine Webseite aufruft, sondern eine bestimmte Funktion durchführt. Der Web-Clipper dient dazu, bei der Web-Recherche den Inhalt einer Webseite oder nur den markierten Bereich an Evernote weiter zu geben.

Um den Web-Clipper nutzen zu können, zieht man den Button „Clip to Evernote“ mit der Maus auf die Lesezeichenleiste.

Desktop-Programm

Man kann auf dieser Seite auch das Evernote-Desktop-Programm herunterladen und installieren. Damit ist die Datenverwaltung dann etwas komfortabler als über die Web-Oberfläche. Außerdem kann man natürlich die Mobile-Versionen runterladen, falls man ein Handy mit Windows Mobile oder ein iPhone/iPod Touch hat.

Login

Wenn man sich diese Werkzeuge zurecht gelegt hat, kann man sich rechts auf der oben genannten Seite einloggen (2 in der Abbildung oben). (Wenn man später noch die verschiedenen Programme installieren möchte, findet man sie unter Downloads).

Mit Evernote Informationen sammeln

Man kann mit Evernote die verschiedensten Informationen verwalten. Eine typische Anwendung wäre die Recherche für einen Vortrag. Wenn man z.B. eine Webseite gefunden hat, die relevante Informationen enthält, markiert man die entsprechenden Abschnitte und klickt den „Web-Clipper“ („Clip to Evernote“), den man zuvor in der Lesezeichenleiste abgelegt hat.

Nun erscheint am rechten oberen Bildrand ein kleines Fenster, in dem man verschiedene Angaben zu den gerade gesicherten Daten machen kann. Der Titel der Notiz ist bereits ausgefüllt. Außerdem kann man angeben, in welches Notizbuch die Notiz gespeichert werden soll (falls man mehrere angelegt hat, siehe unten).

Nun kann man noch Schlagwörter (Tags) vergeben, um den Inhalt zu beschreiben, den man speichert. Außerdem kann man einen eigenen Kommentar hinzufügen, der zusammen mit der Notiz gespeichert wird.

Wenn man fertig ist, klickt man Done. Damit werden die markierten Abschnitte zum eigenen Evernote-Account hinzugefügt, wo man sie dann weiter bearbeiten kann.

Daten verwalten

Evernote bietet eine ganze Reihe von Möglichkeiten, Informationen zu strukturieren, zu gruppieren und wieder zu finden.

Ein neues Notebook anlegen

Evernote speichert Informationen in „Notebooks“, von denen man bis zu hundert Stück haben kann. Um auf der Web-Oberfläche von Evernote ein neues Notizbuch anzulegen, klickt man in der linken Seitenleiste, unter der Liste der Notebooks, auf den Pfeil neben Edit und dann auf New Notebook.

Nun gibt man dem Notizbuch einen Namen und klickt OK.

Das Notizbuch erscheint nun links in der Liste.

Daten mit Notebooks gruppieren

Die einzelnen Notizen kann man innerhalb von Evernote leicht gruppieren, sammeln, bearbeiten, ausdrucken etc. Um eine Notiz in ein anderes Notizbuch zu verschieben, klickt man sie einfach an und zieht sie auf das gewünschte Notizbuch in der Seitenleiste. Dort lässt man es los – fertig.

Quellen immer griffbereit

Wenn man Daten mit dem Web-Clipper sammelt, merkt sich Evernote automatisch die Quell-Website. Das ist vor allem für Vorträge, Facharbeiten etc. praktisch, weil man so sicherstellt, dass man am Ende problemlos ein vollständiges Quellenverzeichnis angeben kann.

In der Web-Oberfläche gibt es hierzu den Link Go to source, der einen zu der entsprechenden Quell-Website zurück bringt.

Tags, Suche etc.

Evernote bietet zahlreiche Möglichkeiten, die gespeicherten Inhalt zu durchsuchen. Unter anderem kann man dazu die zuvor vergebenen Tags verwenden.

Wenn man eine Notiz ausgewählt hat, werden links in der Seitenleiste die Tags angezeigt, die man für diese Notiz gespeichert hat. Klickt man auf eines der Tags, zeigt Evernote die anderen Notizen an, die mit diesem Tag ausgezeichnet wurden.

Darüber hinaus kann man den Inhalt mit einer Volltextsuche erschließen oder auch nach bestimmten Eigenschaften filtern, z.B. nach der Herkunft der Daten (Web, Desktop etc.) oder danach, ob eine Notiz Abbildungen enthält etc.

Fazit

Evernote ist meines Erachtens ein sehr praktisches Tool für die alltägliche „Informationsarbeit“. Was mir besonders gefällt ist die Synchronisierung in Echtzeit, mit der ich die Daten auf meinem Rechner, per Web und auf meinem iPod Touch immer zur Verfügung habe.

Die Funktion des Web-Clippers ist für die Vorbereitung von Vorträgen oder Unterrichtsstunden sehr praktisch und erleichtert es sehr, hier strukturiert vorzugehen und dabei auch die Quellen immer parat zu haben.

Dieser Beitrag gibt lediglich einen knappen Überblick über die Funktionen von Evernote. Wer mehr wissen möchte, kann sich im Support-Bereich von Evernot umschauen. Dort gibt es auch eine Getting Started Anleitung.

 

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